第一章 總則

第一條 為加強山東省裝備制造業協會（以下簡稱“協會”）檔案管理工作，有效地保護和利用檔案資源，維護協會的合法權益，特制訂本規定。

第二條 本規定所稱的檔案是指過去和現在協會從事各項業務、企業管理、公關宣傳等活動中所直接形成的對協會有保存價值的各種文件、文字、圖表、賬冊、憑證、報表、技術資料、電腦盤片、聲像、膠片、榮譽實物、證件等不同形式的歷史記錄。

第三條 協會秘書處有保護檔案的義務。

第四條 協會檔案工作實行統一領導，分級保管和查閱的原則。

第二章 檔案管理機構及其職責

第五條 協會秘書處指定專人負責檔案管理工作。

第六條 檔案工作由協會會長統一領導，協會秘書處負責接收，收集、整理、立卷、保管檔案工作。

第七條 協會秘書處應逐步完善檔案制度，確保檔案安全和方便利用，采用科學手段，逐步實現檔案管理現代化。

第三章 檔案的管理

第八條 檔案整理辦法：

（一）方法：以問題特征為主，立小卷，一事一卷。

（二）步驟：

1、收集  當年立前一年的卷，并預立當年的卷。

2、整理  根據分類和成立時間整理。

3、分類  根據類別分類方法分類

4、立卷  區分不同價值確定保管期限：主要分永久、長期、短期三種。

第九條 檔案的過程管理工作：凡屬于協會各種文件、文字、圖表、賬冊、憑證、報表、技術資料、電腦盤片、聲像、膠片、榮譽實物、證件等保管的檔案資料，在事件結束后需歸檔的必須及時移交擋案室保管，任何人不得據為己有。

第十條 檔案的監督工作由協會秘書長擔任。負責監督檔案總目錄、預立卷材料的目錄，并進行定期或不定期的檢查，監督檔案的管理工作。

第十一條 檔案的銷毀工作須報協會會長批準，銷毀時應有兩人以上負責監銷，并在清單上簽字。

第十二條 協會檔案的分類及編號，要求要按有關檔案分類及編號進行操作。

第十三條 協會在開展對外業務中簽署的各種經濟合同按《合同管理規定》處理。

第十四條 檔案的借閱工作，必須按要求應填寫好檔案查閱單，一般不得隨意外帶有關協會重要的文件材料，確因工作需要外帶，需辦理檔案外借手續，經秘書長核準后，方可帶出，用畢即歸還。閱檔人對所借閱檔案必須妥善保管，不得私自復制、調換、涂改、污損、劃線等，更不能隨意亂放，以免遺失。

第四章 檔案備份制度

第十五條 協會所有有價值的文件、報表、業務記錄等必須備份。

第十六條 協會秘書處應盡量采用電腦管理和工作，便于業務資料的數字化處理和保存。對存入電腦的資料、檔案，按《計算機管理辦法》管理。

第五章 處理條例

第十七條 有下列行為之一，據情節輕重，給予100-500元扣薪處理，若構成犯罪依法追究刑事責任：

1. 毀損、丟失或擅自銷毀協會檔案；

2. 擅自向外界提供、抄摘協會檔案；

3. 涂改、偽造檔案；

4. 未及時上報歸檔或管理不善的檔案管理者；

5. 未按手續就借閱、外帶者或越級查閱者（檔案管理者同罰）。

第六章 責任

第十八條 本制度適用協會全體工作人員。

第十九條 本制度監督責任人為協會秘書長，第一責任人為指定的資料管理員。

第七章  附則

第二十二條  本制度由秘書處負責修訂和解釋。

第二十三條  本制度經協會批準成立之日起實施。

第二十四條  本制度。

本辦法已經2016年12月28日第一次會員大會討論通過。

山東省裝備制造業協會

2016年12月28日